ピラティス、ジャイロトニックなどパーソナルトレーニングや少人数のプログラム(レッスン)の予約受付方法はおおまかに4つ。
予約を入れる時間帯が限定(日中のみ)とか限定される。電話番がいない場合は受けられない
一番簡単で手軽だが、肝心な部分の記入漏れ(名前、連絡先、日時、希望のレッスン)が多い。リンクで起動したメールに件名や記入項目を入れておけば、ある程度は防げる。
<A HREF="mailto:*****@*****.com?subject=レッスン予約&body=希望の日時を記入ください">予約はこちらへ</A>
■件名を挿入
subject=ここに件名を記入
■本文を挿入
body=ここに本文を記入
(両方挿入する場合は & で区切って記入)
こんな感じで記入項目を指定しておく。<サンプル→予約はこちらへ >
あらかじめ記入項目を設定できるので記入の不備はなくなる。フリーCGIなども出回っているので手軽に導入可能。
・ネット予約システム導入
予約が可能かどうかがわかる。管理側は予約状況の確認やスケジュール管理にもなる。
なお、ここでは安く手軽に!を目標として個人運営および小規模スタジオ対象に書いております。
これまで何件かフリーソフトで配布されているもの使用しています。施術者の空き時間を掲載し、お客様自ら予約をいれる予約システム、先駆けは美容院でしょうか?
新しいスクリプトの登場に期待しているわけですが、現状では、「かばの遊べるCGIのアポイント」が一番良くできていると思います。しかもフリー。エアロ道場では、これを活用して予約管理や予約受付をしています(エアロ道場自体は予約システムは使っていませんが、トレーナー業務及び関連サイトで使用)
(「かばの遊べるCGI」はサイトが閉鎖されたようです。元データ保管済み)
かばの遊べるCGIのサイト復活しています(更新はされていない模様=2009/03)
スタジオ=予約可能時間を表記できるため電話でのやりとりがなくなる。スケジュール管理にもなる。
クライアント=電話での予約確認の必要がなくなる。24時間申し込みが可能。キャンセルもネットで可能。
◆ ホームページ開設&運営に莫大な費用をかける余裕があるならば予約システムを一から発注、もしくはオリジナル仕様にするのもいいでしょう。ただし、いくら投資したからといってクライアントが集まるわけではありません。
月何百円かのレンタルサーバーを使えば、簡単にネット予約システムはできます(個人、小規模スタジオ)。
>CGIの使えるサーバーを用意
>イタズラ、冷やかしを避けるためアクセス制限
>予約システム設置
いずれも詳しい設置の仕方がでていますのでトライしてみてください。
導入のデメリット
● 期限ぎりぎりのキャンセルが発生する。(予約の空きが生じる)
● ネットを使わない人や、予約開始時間によっては公平ではない見方もある
□アポイントメント改造(「かばの遊べるCGI」はサイトが閉鎖されたようです)
1. デザイン、フォームの変更
2. 予約時にクライアントにも確認メールを自動送信
3. 予約カレンダーを当月と翌月に限定
4. 当日予約を出来ないようにする
……と、基本仕様でも十分なのですがカスタマイズすることによって使いやすくしています。
個人(もしくは2人)ならフリーのもので対応できるが、それ以上の規模となると専門のものに頼らざるを得ない。(2005年8月現在)導入費用、ランニングコスト、使用感、使い勝手などを判断すると、おすすめできるのは下記のもの。アレンジして対応できるかどうかです。試用してみることをお勧めします。
■ Mobis (モービスの理・美容店向け予約受付システム「ビッティ君の受付上手」)
費用が安いのはもちろんだが、顧客への対応が早い。しかもカスタマイズに関しても安い。また、簡単なものなら無料もしくは他のユーザーにも使える機能として標準導入。比較的新しい会社だが、どんどん進化している。 もちろん診療にも対応できる。
2006年3月、新たにヨガ、ピラティススタジオ、フィットネスクラブなど細かい時間割に対応したフィットネス向けのタイプFがリリースされている。
<導入された要望>
・ 各トレーナーにもメール通知
・掛け持ち人数を3から6に(クラスの定員に対応させるため)
・トレーナーの無指名を不許可(ピラティススタジオなどフリー指名が不要な場合)
・受付可、受付不可の表示マークにオリジナルのものが使用可能に
・仕様の異なる複数のシステムの会員データ共有(月額525円のオプションに)
いくつか試用して感じた点(2004年にアップしたもの)
> ジム、スタジオ向け専門の予約システムは皆無に等しい。多くは美容院もしくは歯科医院向け。それを応用すればいいのだが、使用者側の条件にピタリと合う物は少ない。ちょっとしたカスタマイズでさえウン万円、改造ともなると10万円単位という追加料金がかかり、コストを考えると躊躇する。
>パーソナルトレーニングの予約にしても受け付ける時間が一通り(たとえば60分)なのか多岐に渡る(30分〜120分) のか。これだけで基本システムが変わってしまう。
>美容院の場合は定休日があり営業時間は一定。しかしスタジオの場合は営業日、営業時間がばらばらになることがあり、それに対応できるか。また、全ての人員が同時間に勤務するということもなく、個人別営業時間への対応も必要。
> 現在増えつつあるヨガやその他のグループレッスン(定員制)に転用できるシステムの必要性。
>また、基本中の基本となる予約テーブル(時間)の変更も困難となる。9時開始を9時05分開始としただけで、既存のデータがエラーとなる可能性は高い。不変のスケジュールというのは無理だからだ。今の月の予約とスケジュールが変更となる翌月の予約というのは一つのシステムでは厳しい。無料システムならばスケジュール変更を予約システムを二つ設置しておけばいいのだが……。